Contabilidad: qué es, definición y funciones esenciales para empresas

La palabra contable procede originalmente del latín computare - "calcular, contar, numerar", a través del francés.

"Acompañante" era la ortografía y pronunciación original de la palabra "contable". Sin embargo, con el tiempo, la gente empezó a dejar de lado la "p" en la palabra "accomptant". Con el tiempo, la palabra cambió tanto en la forma de decirlo como de deletrearlo hasta llegar a la forma actual.

La ecuación contable básica es activo=pasivo+capital.

Historia temprana

La contabilidad es muy antigua. Comenzó cuando los humanos empezaron a cultivar y a formar pueblos y ciudades. La gente que pensaba en la economía (llevar la cuenta del dinero y de las cosas valiosas) pensó en una forma de anotar los tamaños y valores de las cosechas.

La contabilidad por fichas en la antigua Mesopotamia

Los primeros registros contables se encontraron entre las ruinas de las antiguas Babilonia, Asiria y Sumeria, que tienen más de 7.000 años de antigüedad. Los pueblos de aquella época se basaban en métodos contables primitivos para registrar el crecimiento de las cosechas y los rebaños. Al existir una estación natural para la agricultura y el pastoreo, era fácil contar y determinar si se había obtenido un excedente después de cosechar los cultivos o destetar a los animales jóvenes.

La invención de una forma de contabilidad mediante fichas de arcilla representó un enorme salto cognitivo para la humanidad.

En el siglo XII d.C., el escritor árabe Ibn Taymiyyah escribió un libro llamado Hisba. Este libro contiene detalles sobre los sistemas de contabilidad que utilizaban los musulmanes antes de mediados del siglo VII d.C. La contabilidad musulmana fue influenciada (modificada) por los romanos y los persas. En su libro, Ibn Taymiyyah da detalles de un complejo sistema de contabilidad gubernamental.

La contabilidad en el Imperio Romano

Las Res Gestae Divi Augusti (en latín: "Los hechos del divino Augusto") son un notable relato al pueblo romano de la gestión del emperador Augusto. Enumera y cuantifica sus gastos públicos, que abarcan los repartos al pueblo, las concesiones de tierras o dinero a los veteranos del ejército, las subvenciones al aerarium (tesoro), la construcción de templos, las ofrendas religiosas y los gastos en espectáculos teatrales y juegos de gladiadores. No era una relación de los ingresos y gastos del Estado, sino que estaba destinada a demostrar la munificencia de Augusto. La importancia de las Res Gestae Divi Augusti desde el punto de vista contable reside en el hecho de que ilustra que la autoridad ejecutiva tenía acceso a una información financiera detallada, que abarcaba un periodo de unos cuarenta años, y que seguía siendo recuperable a posteriori. El alcance de la información contable de la que disponía el emperador sugiere que su propósito abarcaba la planificación y la toma de decisiones.

Los historiadores romanos Suetonio y Casio Dió registran que en el año 23 a.C., Augusto preparó un rationarium (cuenta) que enumeraba los ingresos públicos, las cantidades de dinero en efectivo en el aerarium (tesoro), en los fisci (funcionarios fiscales) provinciales y en manos de los publicani (contratistas públicos); y que incluía los nombres de los libertos y esclavos de los que se podía obtener una cuenta detallada. La cercanía de esta información a la autoridad ejecutiva del emperador queda atestiguada por la afirmación de Tácito de que fue redactada por el propio Augusto.

El personal militar del ejército romano llevaba un registro escrupuloso del dinero en efectivo, de las mercancías y de las transacciones. Una cuenta de pequeñas sumas de dinero en efectivo recibidas durante unos días en el fuerte de Vindolanda hacia el año 110 de la era cristiana muestra que el fuerte podía computar los ingresos en efectivo a diario, tal vez a partir de las ventas de los excedentes de suministros o de los bienes fabricados en el campamento, de los artículos dispensados a los esclavos como la cervesa (cerveza) y los clavi caligares (clavos para las botas), así como de los productos básicos comprados por soldados individuales. Las necesidades básicas del fuerte se satisfacían mediante una mezcla de producción directa, compra y requisición; en una carta, una petición de dinero para comprar 5.000 modii (medidas) de brevas (un cereal utilizado en la elaboración de cerveza) muestra que el fuerte compraba provisiones para un número considerable de personas.

El Archivo Heroninos es el nombre que recibe una enorme colección de documentos en papiro, en su mayoría cartas, pero que también incluyen un buen número de cuentas, que proceden del Egipto romano del siglo III de nuestra era. La mayor parte de los documentos se refieren a la gestión de una gran finca privada que lleva el nombre de Heroninos porque era phrontistes (griego koiné: administrador) de la finca, que tenía un complejo y estandarizado sistema de contabilidad que era seguido por todos sus administradores locales de fincas. Cada administrador de cada subdivisión de la finca elaboraba su propia pequeña contabilidad, para el funcionamiento diario de la finca, el pago de la mano de obra, la producción de las cosechas, la venta de los productos, el uso de los animales y los gastos generales del personal. Esta información se resumía luego en trozos de rollo de papiro en una gran cuenta anual para cada subdivisión particular de la finca. Los asientos se ordenaban por sectores, con los gastos y ganancias en efectivo extrapolados de todos los diferentes sectores. Las cuentas de este tipo daban al propietario la posibilidad de tomar mejores decisiones económicas porque la información estaba seleccionada y ordenada a propósito.

Luca Pacioli y la contabilidad moderna

Se dice que Luca Pacioli (1445-1517), también conocido como Fray Luca dal Borgo, es el "Padre" de la contabilidad. Escribió un libro de texto en latín llamado Summa de arithmetica, geometrica, proportioni et proportionalita (Suma sobre aritmética, geometría, proporciones y proporcionalidad, Venecia 1494). Este libro de texto se utilizó en las escuelas de abbaco del norte de Italia. En estas escuelas se enseñaba a los hijos de comerciantes y artesanos. Este libro de texto fue escrito sobre matemáticas. Contiene la primera descripción impresa de cómo los mercaderes de Venecia llevaban sus cuentas. Los mercaderes de Venecia utilizaban un sistema llamado de contabilidad de doble entrada.

La contabilidad por partida doble es aquella en la que hay una entrada de débito y otra de crédito para cada transacción.

Pacioli escribió este sistema pero no lo inventó, pero se le sigue llamando el "Padre de la Contabilidad". El sistema que escribió tenía la mayor parte del ciclo contable tal y como se conoce hoy en día. Escribió sobre el uso de diarios y libros de contabilidad, y advirtió que una persona no debía irse a dormir por la noche hasta que los débitos fueran iguales a los créditos. Su libro de contabilidad tenía cuentas para los activos (cosas que tienen valor), los pasivos (deudas y préstamos que deben pagarse a otra persona), el capital (dinero), los ingresos y los gastos. Mostró cómo escribir los asientos de cierre del ejercicio y sugirió que se utilizara un balance de comprobación para demostrar que un libro de contabilidad está equilibrado. Su tratado (ensayo largo) en el libro también tiene información sobre otros temas, como la ética contable y la contabilidad de costes.

Post-Pacioli

El primer libro escrito en lengua inglesa sobre contabilidad fue publicado en Londres, Inglaterra, por John Gouge en 1543.

En 1588 John Mellis, de Southwark, Inglaterra, escribió un breve libro de instrucciones para llevar la contabilidad.

Hubo otro libro escrito en 1635 que fue descrito como The Merchants Mirrour, or directions for the perfect ordering and keeping of his accounts formed by way of Debitor and Creditor. Este libro fue escrito por Richard Dafforne, que era contable. Este libro tiene muchas referencias a libros sobre contabilidad que fueron escritos mucho antes. Un capítulo de este libro se titula "Opinión sobre la antigüedad de la contabilidad". En este capítulo el autor dice que, según otro autor, la contabilidad sobre la que él escribió se utilizaba doscientos años antes en Venecia.

Hubo varias ediciones del libro de Richard Dafforne. La segunda edición se publicó en 1636. La tercera edición se publicó en 1656. Otra edición se publicó en 1684. El libro es muy completo en su descripción de la contabilidad científica. Contiene muchos detalles y explicaciones. La ciencia que sustenta la contabilidad era del agrado de muchas personas en el siglo XVII. Esto se apoya en el hecho de que hubo muchas ediciones. A partir de este momento de la historia, se han escrito muchos libros sobre contabilidad. Muchos autores afirman ser contables profesionales y profesores de contabilidad. Por ello, se demuestra que había contables profesionales que trabajaban en el siglo XVII.

• La contabilidad financiera es "una rama principal de la contabilidad que implica la recopilación, el registro y la extracción de información financiera, y el resumen de la misma en forma de una cuenta de pérdidas y ganancias periódica, un balance y un estado de flujos de efectivo de acuerdo con los requisitos legales, profesionales y del mercado de capitales".
• La contabilidad de gestión es un tipo de contabilidad que implica que los socios se ayuden mutuamente en la toma de decisiones de gestión, creando sistemas de gestión para la planificación y el rendimiento, y utilizando los informes financieros para ayudar a diseñar la estrategia contable de una empresa para el futuro.
• La contabilidad de libro abierto es un principio contable. Este principio exige que las partes de una relación económica se muestren mutuamente sus libros contables.
• La contabilidad fiscal es un tipo de contabilidad que garantiza el cumplimiento de las leyes fiscales.
• La erudición contable estudia la teoría de la contabilidad.

En una auditoría financiera se realiza una auditoría interna y una auditoría externa. En una auditoría externa, un auditor independiente (no relacionado) echa un vistazo a los estados financieros y a los registros contables. Al mirar estos registros, el auditor puede averiguar si son verdaderos, justos y si siguen los Principios Contables Generalmente Aceptados (GAAP), o las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS). La auditoría interna trata de obtener información para uso de la dirección, y la realizan los empleados.

La investigación contable es la investigación de los efectos de los acontecimientos económicos en el proceso de la contabilidad, los efectos de la información comunicada sobre los acontecimientos económicos y las funciones de la contabilidad en las organizaciones y la sociedad. Abarca una amplia gama de áreas de investigación que incluyen la contabilidad financiera, la contabilidad de gestión, la auditoría y la fiscalidad.