Documento: concepto, tipos, funciones y gestión

• Documentos prototípicos: Cartas, memorandos, formularios legales, manual de instrucciones
• Documentos de registro: Periódicos y revistas
• Libros: Libro de texto, Novelas, Recetarios, Enciclopedia, Cómics
• Documentos canónicos: La Biblia, la Ilíada y la Odisea, los Vedas, el Ramayana, el Mahabharata, el Corán, el Código de Hammurabi, el Tao Te Ching
• Documentos transaccionales: Cheque, Contratos, Prescripción, Recibo, Formulario (documento), Sello de Correos
• Documentos funcionales: Archivos PDF, archivos PostScript, archivos XML, correo electrónico
• Documentos no prototípicos: Notas Post-it, tiras de galletas de la fortuna, mapas, cuadros, cartones de leche, cajas de cereales
• Documentos digitales no clásicos: Página web, Weblog, Wiki
• Ejemplos de límites: La placa de la nave espacial Pioneer 11, diseñada por el astrónomo Carl Sagan, y que utiliza información supuestamente universal, es un ejemplo extremo de documento destinado a comunicarse con los extraterrestres. Por otro lado, las señales grabadas e impresas del proyecto SETI constituirían documentos si se descubriera que contienen comunicación extraterrestre.

Lo que la mayoría de la gente entiende, cuando se habla de un documento se puede ver a partir de las connotaciones y denotaciones que aparecen en una búsqueda de documento. De estos usos, se pueden deducir las siguientes connotaciones típicas:

• Escritos que proporcionan información (especialmente información de carácter oficial)
• Cualquier cosa que sirva para representar el pensamiento de una persona mediante marcas simbólicas
• Un certificado de propiedad u obligación por escrito
• Registrar en detalle; "Los padres documentaron cada paso del desarrollo de su hijo"
• Un archivo digital en un formato determinado
• Apoyar o suministrar con referencias; "¿Puede documentar sus afirmaciones?"
• Autenticación
• Un artefacto que responde a una noción legal de documento a efectos de descubrimiento en un litigio

La tecnología para gestionar los documentos ha evolucionado con los propios documentos. Son especialmente importantes las prácticas de conservación, archivo, destrucción y gestión de los documentos. Todo ello se denomina "ciclo de vida del documento".

• Conservación física: Los documentos, tanto en formas físicas tradicionales como en formas físicas digitales, como los soportes magnéticos, deben conservarse físicamente. Este aspecto de la gestión de documentos se ocupa de cuestiones como el envejecimiento del papel (la innovación del papel sin ácido es un avance en la conservación) y la obsolescencia de los soportes magnéticos.

• Almacenamiento: Este aspecto incluye la gestión de recursos escasos, como el espacio en las estanterías y en los discos, y las tecnologías asociadas, como la utilización óptima del espacio. Las bibliotecas modernas, como las de la Universidad de Nevada y la Universidad de Michigan, utilizan a menudo complejas tecnologías de ahorro de espacio, como sistemas de recuperación robótica de las pilas y estanterías móviles. En el ámbito digital, toda la disciplina de las tecnologías de compresión puede considerarse relacionada con el almacenamiento de documentos.

• Preservación cultural: Esta función, tradicionalmente atribuida a los bibliotecarios, implica la selección, ordenación y almacenamiento de los documentos en lugares seguros. La importancia de esta parte de la gestión del ciclo de vida de los documentos puede verse en el impacto de acontecimientos históricos como el incendio de la Biblioteca de Alejandría. Hoy en día, la biblioteconomía y la ciencia de la información se han convertido en una importante disciplina académica.

• Bibliometría: Este aspecto de la gestión de documentos implica funciones de indización, generación de estadísticas y taxonomías, y mejora de la usabilidad de grandes colecciones de documentos. La historia moderna de esta tecnología de gestión se remonta a Melvil Dewey y al Sistema Decimal Dewey. En la actualidad, la ciencia de la bibliometría se ocupa en gran medida de la gestión del impacto de las tecnologías electrónicas. Este aspecto también debe ocuparse de los números ISBN, los datos de la Biblioteca del Congreso y otras normas.

• Gestión de contenidos digitales: La explosión de los contenidos digitales ha dado lugar a tecnologías para gestionar las grandes colecciones de información digital generadas por las organizaciones. Estos sistemas deben gestionar el control de acceso y los privilegios, el formato electrónico múltiple, la interfaz con las infraestructuras de impresión y permitir los flujos de trabajo colaborativos en torno a los documentos.

• Gestión de la interacción digital-física: Mientras los documentos físicos y digitales sigan teniendo valor, las modernas tecnologías de gestión de su interacción continuarán. La clave de esta gestión es la gestión del escaneo a gran escala y sistemático de documentos físicos (como el proyecto de escaneo de libros de Google).

• Destrucción: Con el aumento del coste del robo de identidad, los escándalos corporativos y la preocupación por la privacidad, cada vez es más importante gestionar la destrucción de documentos, tanto en papel como en formato electrónico. Tecnologías como las trituradoras desempeñan un papel importante, al igual que los procesos verificables de destrucción de documentos electrónicos para garantizar el cumplimiento de las leyes de privacidad.

• La seguridad: La teoría de la información de Shannon ha dado lugar a toda una disciplina que se ocupa de la seguridad de los documentos y de las tecnologías asociadas, como el cifrado, así como de elementos de seguridad más físicos, como las marcas de agua y la protección de los documentos monetarios contra la falsificación.

• El transporte: Todo el sistema postal, así como los sistemas modernos de mensajería, se basa en gran medida en la necesidad de trasladar físicamente los documentos de un lugar a otro.

• Reserve
• Manuscrito iluminado
• Sello (dispositivo)
• Máquina de escribir