Libro mayor contable: tipos, funciones y papel en la partida doble

Función y formato

En esencia, un libro mayor contiene una lista sistemática de transacciones organizada por cuenta. En los sistemas manuales, esto adoptaba la forma de un libro encuadernado con páginas o columnas separadas para distintas cuentas; en la práctica moderna, suele ser una base de datos o un módulo de software contable. Las anotaciones en un libro mayor indican aumentos y disminuciones en las cuentas; en la contabilidad por partida doble, toda transacción afecta al menos a dos cuentas del libro mayor mediante cargos y abonos correspondientes.

Tipos de libros mayores

• Libro mayor general: El libro mayor principal que acumula saldos de todas las cuentas de la empresa (activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos). Reúne los totales que se usan para preparar los estados financieros.
• Libro mayor de deudores (cuentas por cobrar): Un libro mayor auxiliar que registra las cantidades adeudadas a la organización por clientes o usuarios, y suele detallar saldos e facturas individuales de cada cliente.
• Libro mayor de acreedores (cuentas por pagar): Un libro mayor auxiliar que registra las cantidades que la organización debe a proveedores u otros acreedores, incluidos facturas pendientes y saldos de proveedores.

Relación con los diarios y el traspaso

Las transacciones suelen registrarse primero en un diario (un registro cronológico) y después se trasladan, o se pasan, a las cuentas correspondientes del libro mayor. En la contabilidad tradicional, este traspaso se realizaba periódicamente (por ejemplo, cada mes); en los sistemas informatizados, puede ocurrir de inmediato a medida que se introducen las transacciones. Los totales y saldos del libro mayor se utilizan para conciliar cuentas y para elaborar balances de comprobación y estados financieros.

Los libros mayores pueden mantenerse para muchos fines específicos, además de los ejemplos anteriores, como nóminas, inventario o activos fijos, y pueden organizarse como libros mayores auxiliares que apoyan al libro mayor general al aportar más detalle sobre grupos concretos de cuentas.