Archivos y archivística: definición, conservación y acceso a documentos

Guía esencial sobre archivos y archivística: definición, conservación y acceso a documentos. Aprende técnicas de gestión, preservación y consulta para organizaciones y archiveros.

Un archivo es una colección de registros. El término también se utiliza para designar el lugar en el que se guardan estos documentos. Los archivos se componen de documentos creados a lo largo de la vida de una persona u organización. En general, un archivo se compone de registros que han sido seleccionados para su conservación permanente o a largo plazo. Los registros, que pueden estar en cualquier soporte, normalmente no se publican, a diferencia de los libros y otras publicaciones. Los archivos también pueden ser generados por grandes organizaciones, como empresas y gobiernos. Los archivos se diferencian de las bibliotecas en que los archivos conservan registros que son únicos. Los archivos pueden describirse como una fuente de información "subproducto" de las actividades, mientras que las bibliotecas contienen "productos" de información de autoría específica. En el uso cotidiano, "archivo" designa tanto la colección como el lugar; en informática, "archivo" suele referirse a un fichero o conjunto de datos almacenados.

Principios básicos de la archivística

• Principio de procedencia: conservar los documentos según la entidad que los produjo, manteniendo su agrupación original.
• Principio del orden original: respetar la disposición y el orden que tenían los documentos cuando eran usados por su creador, salvo que razones archivísticas aconsejen otra organización.
• Autenticidad y integridad: garantizar que los documentos son genuinos y no han sido alterados.
• Acceso y difusión: facilitar el acceso a la información archivada, equilibrando la transparencia con obligaciones legales y éticas.

Tipos de archivos

• Archivos estatales o nacionales: conservan documentación gubernamental y de alto valor histórico o administrativo.
• Archivos municipales o provinciales: registros locales de gobiernos y servicios públicos.
• Archivos empresariales o corporativos: documentos de gestión, contabilidad, patentes, correspondencia.
• Archivos eclesiásticos: registros sacramentales, censos y documentación religiosa.
• Archivos personales o de familia: papeles de personas o familias, cartas, diarios, fotografías.
• Archivos comunitarios y de ONG: documentación sobre movimientos sociales, proyectos y memoria colectiva.
• Archivos digitales: repositorios de born-digital (nacidos digitales) y digitalizaciones de documentos en papel.

Funciones y actividades archivísticas

• Adquisición y recepción: incorporación de fondos documentales mediante transferencia, donación o compra.
• Valoración y selección: determinar qué documentos se conservan a largo plazo según criterios administrativos, legales, fiscales, probatorios, informativos o históricos.
• Clasificación y ordenación: organizar los documentos de acuerdo con su procedencia y serie documental.
• Descripción y difusión: elaborar guías, inventarios y catálogos para que los usuarios localicen la información. Se aplican normas descriptivas (por ejemplo ISAD(G) y formatos como EAD para instrumentos de descripción).
• Preservación: acciones para conservar documentos en su soporte original o mediante copias (microfilme, digitalización), así como para evitar su deterioro.
• Servicio al público: atención a consultas, préstamo en sala, reproducción de documentos y programas educativos.

Conservación y preservación

La conservación física y la preservación documental buscan prolongar la vida útil de los materiales y su accesibilidad. Entre las medidas habituales se incluyen:

• Control ambiental: mantener temperatura y humedad estables, iluminación adecuada y filtrado de contaminantes.
• Almacenamiento correcto: uso de cajas, carpetas y materiales libres de ácidos; estanterías adecuadas y protección frente a plagas.
• Mantenimiento y tratamiento de conservación: limpieza, reparación y, cuando es necesario, intervenciones de restauración por profesionales.
• Copias de seguridad y estrategias de preservación digital: migración de formatos, almacenamiento redundante, comprobación de integridad (checksums) y aplicación de modelos como OAIS para archivos digitales.
• Digitización planificada: digitalizar con criterios de calidad y gestión de metadatos para facilitar el acceso sin exponer los originales.

Acceso, uso y restricciones

Los archivos facilitan el acceso a sus fondos mediante salas de consulta, catálogo en línea y servicios de reproducción. Sin embargo, el acceso puede estar limitado por:

• Restricciones legales: protección de datos personales, secreto profesional, seguridad nacional o leyes de confidencialidad.
• Condiciones de conservación: materiales muy frágiles pueden requerir reproducción en lugar de manipulación directa.
• Derechos de autor y propiedad intelectual: reproducción y difusión pueden depender de permisos.

Las políticas archivísticas suelen promover el principio de apertura por defecto, limitando la difusión solo cuando existan razones legítimas.

Archivos digitales y gestión de documentos electrónicos

El crecimiento de la documentación electrónica plantea desafíos y oportunidades: corregir la fragilidad de soportes digitales, garantizar la autenticidad y gestionar grandes volúmenes de datos. Algunas acciones clave:

• Diseñar flujos de trabajo para la captura y transferencia de documentos electrónicos desde sistemas productores.
• Aplicar metadatos y estándares para la descripción, preservación y localización de archivos digitales.
• Poner en marcha políticas de retención y eliminación documentales que definan cuándo los registros pasan a archivo histórico.
• Mantener infraestructuras seguras y planes de respaldo y recuperación ante desastres.

Gestión de riesgos y planes de emergencia

Los archivos deben prever riesgos físicos (incendios, inundaciones, plagas) y tecnológicos (fallos de servidores, pérdida de datos). Un plan de emergencia incluye evaluación de riesgos, medidas de prevención, procedimientos de respuesta inmediata y recuperación posterior, así como copias fuera de sitio.

Profesionales y formación

La persona que trabaja en archivos se llama archivero. Además de archiveros, en una institución archivística suelen intervenir conservadores-restauradores, documentalistas, especialistas en tecnologías de la información y personal de atención al público. La archivística combina conocimientos sobre historia, derecho, conservación, gestión documental y tecnologías digitales; por ello requiere formación específica y actualización continua.

Relación con la gestión documental

La archivística forma parte del ciclo vital de los documentos: desde su creación (gestión documental) hasta su conservación a largo plazo en un archivo histórico. Una gestión documental eficaz facilita la transferencia ordenada de documentos al archivo y garantiza que la información relevante se conserve y sea accesible.

En resumen, los archivos son depósitos de memoria y evidencia administrativa; su correcta gestión, conservación y difusión son esenciales para la transparencia, la investigación histórica y la protección de derechos.

Preguntas y respuestas

P: ¿Qué es un archivo?

P: ¿Cuál es la diferencia entre un archivo y una biblioteca?

P: ¿Cuál es la función de un archivero?

P: ¿Cuáles son las fuentes de los archivos?

P: ¿Cuál es la terminología correcta para una colección de registros?

P: ¿Qué es la archivística?

P: ¿Se publican siempre los documentos de archivo?

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