Archivero: definición, funciones, selección y conservación de archivos

Descubre qué hace un archivero: definición, funciones, selección y conservación de archivos para preservar la memoria y gestionar información valiosa a largo plazo.

Un archivero es un profesional que recopila, organiza, conserva, mantiene el control y proporciona acceso a la información que se ha determinado que tiene valor a largo plazo. La información que conserva un archivero puede ser de cualquier tipo de soporte (fotografías, grabaciones de vídeo o sonido, cartas, documentos, registros electrónicos, etc.).

Como escribió Richard Pearce-Moses, "los archiveros conservan registros que tienen un valor duradero como recuerdos fiables del pasado, y ayudan a las personas a encontrar y comprender la información que necesitan en esos registros".

Determinar qué documentos de archivo tienen un valor duradero no siempre es fácil. Además, los archiveros deben seleccionar los documentos lo suficientemente valiosos como para justificar los costes de almacenamiento y conservación, además de los gastos de ordenación, descripción y servicio de referencia, que requieren mucho trabajo. La teoría y el trabajo académico en que se basan las prácticas de los archivos se denomina ciencia archivística.

Funciones principales del archivero

• Adquisición y valoración (apraisal): evaluar y decidir qué materiales se incorporan al archivo en función de su valor administrativo, legal, informativo o histórico.
• Acceso y referencia: facilitar la localización y consulta de documentos a investigadores, instituciones y público, manteniendo protocolos de uso y protección de la información sensible.
• Ordenación y descripción: organizar colecciones siguiendo principios de procedencia y orden original; crear inventarios, catálogos y descripciones normalizadas (metadatos) que permitan la recuperación.
• Conservación y preservación: aplicar medidas preventivas y correctivas para garantizar la integridad física y digital de los fondos a corto y largo plazo.
• Gestión administrativa: controlar el acceso, las políticas de préstamo, reproducciones, derechos de autor y cumplimiento normativo.
• Difusión y educación: promover el uso de los archivos mediante exposiciones, publicaciones, programas educativos y servicios en línea.

Selección y valoración de documentos

La selección (o valoración) determina qué documentos merecen conservación permanente. Entre los criterios más empleados están:

• Valor administrativo: utilidad para la gestión y toma de decisiones de una institución.
• Valor legal o fiscal: documentos con implicaciones jurídicas, contractuales o contables.
• Valor informativo: contenido único o relevante para investigaciones y memoria colectiva.
• Proveniencia y contexto: importancia por el origen del documento y su relación con otros fondos.
• Raridad y singularidad: piezas únicas o ejemplares escasos.
• Demanda y uso previsto: interés actual o potencial por parte de investigadores o ciudadanía.
• Condición física o técnica: estado que aconseja conservación urgente o reproducción.

La evaluación suele involucrar a archivistas, especialistas temáticos y, en ocasiones, responsables institucionales. También se consideran costes de conservación y digitalización frente al valor estimado.

Conservación y preservación (física y digital)

La conservación busca prevenir el deterioro y, cuando es necesario, reparar daños. Incluye medidas para soportes físicos y estrategias específicas para archivos digitales:

• Condiciones ambientales: mantener temperatura y humedad estables. Rangos recomendados orientativos: temperatura entre 15–20 °C y humedad relativa entre 35–50%, evitando fluctuaciones bruscas.
• Control de luz: limitar la exposición a la luz visible y eliminar la luz ultravioleta para proteger papel, tintas y fotografías.
• Almacenamiento apropiado: cajas y carpetas de calidad archivística (libre de ácido), fundas de poliéster para documentos frágiles, estanterías metálicas estables y apilamiento correcto.
• Manejo y protocolos: reglas de manipulación (guantes cuando proceda, soportes de consulta, limitación de alimentos y bebidas) y formación para usuarios y personal.
• Prevención de plagas y gestión de desastres: programas de control integrado y planes de emergencia (incendios, inundaciones, cortes eléctricos).
• Intervenciones de conservación: limpieza, estabilización, consolidación o restauración cuando son necesarias, realizadas por conservadores especializados.
• Preservación digital: formatos de archivo adecuados (por ejemplo, TIFF o JPEG2000 como maestros de imagen; PDF/A para documentos; WAV/FLAC y 24-bit/96 kHz para audio de preservación), realización de copias maestras, almacenamiento redundante, verificación de integridad (checksums), migración periódica y políticas de preservación a largo plazo (bit preservation).

Metadatos y normalización

Los metadatos son esenciales para describir, gestionar y preservar documentos. Se distinguen tres tipos principales:

• Descriptivos: información que facilita la búsqueda y contextualización (autor, fecha, título, resumen). Estándares: ISAD(G), EAD, Dublin Core.
• Administrativos: datos sobre derechos, condiciones de acceso, custodia y procedencia.
• De preservación: información técnica sobre formatos, procesos de digitalización, integridad y acciones de conservación. Estándares: PREMIS.

Acceso, derechos y servicios al público

El archivero gestiona el equilibrio entre acceso y protección. Entre las responsabilidades prácticas están:

• Organizar salas de consulta y servicios de referencia.
• Atender solicitudes de reproducción y permisos, gestionando derechos de autor y privacidad.
• Desarrollar portales y catálogos en línea para facilitar el acceso remoto a descripciones y, cuando sea posible, a digitalizaciones.
• Implementar políticas de acceso diferenciadas para documentos cerrados por razón de privacidad o seguridad.

Competencias y formación del archivero

Un archivero combina conocimientos técnicos, legales y de gestión: teoría archivística, conservación preventiva, descripción archivística, sistemas de gestión documental, normalización de metadatos, técnicas de digitalización y fundamentos de derecho (protección de datos, propiedad intelectual). También son importantes habilidades comunicativas, de investigación y gestión de proyectos.

Normas, ética y políticas

El trabajo archivístico se rige por normas internacionales y buenas prácticas (por ejemplo, recomendaciones de la International Council on Archives —ICA—, ISAD(G), y normativas nacionales). La ética archivística incluye el respeto a la integridad y procedencia de los documentos, la transparencia en los criterios de selección y la responsabilidad en la protección de información sensible.

Resumen

El archivero desempeña un papel clave en la preservación de la memoria institucional y colectiva: selecciona, organiza, conserva y facilita el acceso a documentos de valor duradero, ya sean físicos o digitales. Su labor combina conocimientos técnicos y criterios éticos para garantizar que la documentación esté disponible y en buenas condiciones para las generaciones presentes y futuras.

Preguntas y respuestas

P: ¿Qué es un archivero?

P: ¿Qué tipo de información puede mantener un archivero?

P: ¿Cuál es el papel de un archivero?

P: ¿Cuál es el proceso de selección de los documentos de archivo por parte de los archiveros?

P: ¿Por qué no siempre es fácil determinar qué documentos de archivo tienen un valor duradero?

P: ¿Cómo se denomina el trabajo académico que sustenta las prácticas archivísticas?

P: ¿Cuáles son algunos de los gastos relacionados con la provisión de acceso a la información mantenida por un archivero?

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